Покопаемся в архивах

Работа архивного отдела Администрации города Краснодона и Краснодонского района была востребована у населения всегда. Начальник отдела Сергей Галушкин в своем интервью «ТГ» рассказал о порядке исполнения запросов юридических и физических лиц.

- Расскажите, пожалуйста, о полномочиях вашего отдела по данному вопросу.

- Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Краснодона и Краснодонского района с правом юридического лица и работает в соответствии с Положением об архивном отделе.

- Сколько у вас на хранении документов?

- 30603 единиц хранения по 445 фондам: из них по личному составу -18286 ед. хранения (310 фондов), постоянного хранения - 12317 ед.хр. (135 фондов).

- Разработана ли нормативная база в области архивного дела? Каким нормативным документом вы пользуетесь при исполнении запросов?

- Да, разработана. А если конкретно по данному вопросу – Закон Луганской Народной Республики «Об обращениях граждан». Постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики принят Порядок исполнения архивами запросов юридических, физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, согласно которому мы и работаем.

- Человеку необходима справка о подтверждении стажа работы и заработной платы. Каков план его действий?

- Обращается к нам в архивный отдел, предоставляет копию трудовой книжки – в обязательном порядке первый лист с фамилией, именем, отчеством и те листы трудовой книжки, какое предприятие ему необходимо. Мы смотрим, есть ли у нас на хранении документы по данному предприятию, если есть – гражданин пишет заявление, в котором указывает конкретно, что ему необходимо подтвердить. Лучше всего, когда заявитель первоначально обращается в Пенсионный фонд - там специалист знакомится с его документами и выдает лист, на котором конкретно указано, что необходимо подтвердить – общий стаж, льготный, заработную плату, по каким предприятиям, за какой период. Если заявитель обратился сразу к нам, мы исполняем его запрос. Но бывают случаи, когда Пенсионный фонд может затребовать и другие подтверждающие документы, и человек обращается повторно. Либо наоборот, человек обратился к нам, согласно Закону «Об обращениях граждан», и мы не можем ему отказать в предоставлении той или иной справки, а в итоге, она ему не нужна.

- Если гражданин обратился к вам, а документов по данному предприятию на хранении нет. Что вы советуете обратившемуся в этом случае?

- По многим предприятиям, учреждениям мы обладаем информацией, где находятся документы, т.к. согласно законодательной базы ЛНР, с аналогичными функциями идентичные перерегистрированные предприятия, учреждения являются распорядителями документов периода Украины, мы рекомендуем, куда необходимо обратиться, предоставляем юридические адреса, телефоны. Но бывает, когда мы не в состоянии помочь человеку. В таком случае мы выдаем справку соответствующего характера.

- Обращение в архив в обязательном порядке должно быть личным, или можно воспользоваться услугами почты?

- В основном к нам обращаются лично, но можно и по почте. Обращаются практически со всех регионов ближнего и дальнего зарубежья (Россия, Белоруссия и др.), если через Интернет (по электронной почте), то с указанием электронного адреса. Мы с помощью электронной почты переписываемся с заявителем, указываем, какие данные нам нужны для исполнения запроса. Если у нас нет документов по запрашиваемому предприятию, мы направляем запрос на то предприятие, если оно действующее, для исполнения (в основном, это шахты).

Если у нас документы находятся на хранении – обращение регистрируется, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном законодательством порядке. Ответ на запрос отправляем по почте, а не в электронном варианте, потому что документ должен быть заверен мокрой печатью.

- Что является основанием для подтверждения трудового стажа и заработной платы?

- Подтверждением трудового стажа являются приказы по личному составу, основной деятельности, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета и ведомости начисления зарплаты, трудовые договоры и соглашения.

Архивная справка о заработной плате оформляется на основании лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей. Расчет заработка архивом не производится, указываются лишь суммы, отраженные в архивном документе.

При оформлении пенсии на льготных условиях, дополнительно предоставляем копии из архивных документов, а если конкретно – копии приказов о приеме, увольнении, переводе на другие работы, о сокращенном рабочем дне, бесплатных отпусках, об аттестации труда, копии личной карточки и др. В обязательном порядке указываем все переименования предприятия.

Если в архивном документе не совпадают фамилия, имя, отчество, или отсутствуют, указаны в сокращенном варианте, есть неточные названия – в тексте справки указываем: «так значится в документе».

- Какие еще выдаете справки, по какой тематике?

- Выдаем архивные справки о несчастных случаях на производстве, о награждениях, архивные копии решений Краснодонского, Молодогвардейского, Суходольского - городских, сельских и поселковых советов, их исполкомов. В основном – о выделении земли, продаже земельных участков, предоставлении в аренду, об утверждении актов готовности на строительство, оформлении права собственности, о переименовании улиц и др.

- Вы остановились на физических лицах – гражданах. А по каким вопросам к вам обращаются юридические лица?

- Юридические лица - предприятия, учреждения, организации обращаются в основном по вопросам предоставления копий приказов о ликвидации предприятия, переводе бригады с одного участка на другой, копий штатных расписаний, по объектам недвижимости – приватизации, о вводе в эксплуатацию зданий, сооружений, передачи их из одной формы собственности в другую и по др. направлениям деятельности.

Запросы на предоставление справок исполняются бесплатно. Архив находится по адресу: г. Краснодон, Микроцентр, 20; тел: 6-12-60. График работы: понедельник-пятница с 8.00 - до 17.00, перерыв с 12.00 - до 13.00. Пожалуйста, обращайтесь

- Каков порядок оформления справки?

- Существует определенный порядок оформления справки, его озвучивают на месте. Справка, выписка, копия оформляются на бланке архива, в конце указываем данные документов, которые являются основанием для составления (№ фонда, описи, дела, листов). Подписываются вышеуказанные документы начальником отдела, исполнителем, заверяются гербовой печатью, регистрируются. Один экземпляр выдается заявителю, на втором заявитель расписывается, указывая дату в получении, второй экз. хранятся у нас в архиве.

Пользуясь случаем, я хочу обратиться к жителям города Краснодона и Краснодонского района! Если вы обладаете какой либо информацией по месту нахождения архивных документов бывших предприятий, учреждений, организаций, сообщите нам. Представьте, что ваша информация будет очень важной, этим самым вы окажете помощь многим людям, а, может, в дальнейшем и себе.

Татьяна Данилова