«Тайны» свердловских архивов

Работа городского архива была востребована у населения всегда. Начальник архивного отдела Администрации г. Свердловска и Свердловского района Наталья Борисовская дала интервью о порядке исполнения запросов юридических и физических лиц

-Расскажите, пожалуйста, о полномочиях вашего отдела по данному вопросу.

- Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Свердловска и Свердловского района Луганской Народной Республики с правом юридического лица, и работает в соответствии с Положением об архивном отделе.

-Сколько у вас на хранении документов?

- По состоянию на 11.12 2017г. - 41387 единиц хранения по 529 фондам: из них по личному составу - 26230 ед. хранения (427 фондов), постоянного хранения - 15157 ед. хр. (102 фонда).

-Разработана ли нормативная база в области архивного дела? Каким нормативным документом вы пользуетесь при исполнении запросов?

- Да, разработана - Положение об архивном отделе, Закон Луганской Народной Республики «Об обращениях граждан», постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики 07.06.2016г. №297 принят Порядок исполнения архивами запросов юридических, физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, согласно которому, мы и работаем.

-Человеку необходима справка о подтверждении стажа работы и заработной платы. План его действий?

- Обращается к нам в архивный отдел, предоставляет трудовую книжку, мы смотрим, есть ли у нас на хранении документы по данному предприятию, если есть – гражданин пишет заявление, в котором указывает конкретно, что ему необходимо подтвердить, и копию трудовой книжки – в обязательном порядке первый лист с фамилией, именем, отчеством и те листы трудовой книжки, на которых указано предприятие, по которому ему необходимо подтверждение. Лучше всего, когда заявитель первоначально обращается в Пенсионный фонд, там специалист знакомится с его документами и выдает информационный лист, на котором указано конкретно, что необходимо подтвердить – общий стаж, льготный, заработную плату, по каким предприятиям, за какой период. Если заявитель обратился сразу к нам, мы исполнили его запрос, бывают случаи, что Пенсионный фонд может затребовать и другие подтверждающие документы, человек обращается повторно.

-Гражданин обратился к вам, у вас документов по данному предприятию на хранении нет. Что вы советуете обратившемуся в этом случае?

- По многим предприятиям, учреждениям мы обладаем информацией по месту нахождения документов, т.к. согласно законодательной базе ЛНР, идентичные перерегистрированные предприятия, учреждения являются распорядителями документов периода Украины, мы указываем предприятие, учреждение с новым названием (если оно изменилось), предоставляем юридический адрес, телефоны, но бывают случаи, редко, конечно, что мы не в состоянии помочь человеку по причине отсутствия у нас информации.

-Обращение в обязательном порядке должно быть с личным обращением к вам в архив, или можно воспользоваться услугами почты?

- В основном обращаются с личным обращением к нам, но можно и по почте, что практически в настоящий момент не применяется. Если и обращаются на расстоянии (Россия, Белоруссия и др.), по Интернету (по электронной почте) с указанием электронного адреса. Мы с помощью электронной почты переписываемся с заявителем, указываем, какие данные нам необходимы для исполнения запроса, если у нас нет документов по запрашиваемому предприятию, мы направляем запрос на то предприятие, если оно действующее, для исполнения (в основном это шахты). Если у нас документы находятся на хранении – обращение регистрируется, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном законодательством порядке. Ответ на запрос отправляем по почте, т.к. в электронном варианте не будет иметь юридической силы, потому что документ должен быть официально оформлен, заверен «мокрой» печатью.

-Что является основанием для подтверждения трудового стажа и заработной платы?

- Для подтверждения трудового стажа основанием являются приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, лицевые счета либо расчетно-платежные ведомости, трудовые договоры и соглашения. Архивная справка о заработной плате оформляется на основании лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей. Расчет заработка архивом не производится, указываются суммы, отраженные в архивном документе. При оформлении пенсии на льготных условиях, дополнительно предоставляем копии из архивных документов, а если конкретно – копии приказов о приеме, увольнении, переводе на другие работы, о сокращенном рабочем дне, о бесплатных отпусках, об аттестации труда, копии личной карточки и др. В обязательном порядке указываем все переименования предприятия. Если в архив ном документе не совпадают фамилия, имя или отчество, или их отсутствие, указаны в сокращенном варианте, неточные названия – в тексте справки указываем - (так значится в документе).

-Какие еще выдаете справки, по какой тематике?

- Выдаем архивные справки о несчастных случаях на производстве, справки о награждениях, архивные копии решений Свердловского, Червонопартизанского городских, сельских и поселковых советов, их исполкомов.

В основном – это о выделении земли, о продаже земельных участков, о предоставлении в аренду, об утверждении актов готовности на строительство, об оформлении права собственности, о переименовании улиц и др. У нас в наличии имеются трудовые книжки, которые не получены работниками при ликвидации предприятия либо при прекращении деятельности (прод ОРС, ОСУ№5, РМЗ, ООО «Южное», ШПУ №10 и по другим предприятиям треста Свердловскшахтострой), аттестаты об учебе в училищах (прод ОРС, ОСУ №5 и др.).

-Вы остановились на физических лицах – гражданах. А по каким вопросам к вам обращаются юридические лица?

- Юридические лица - предприятия, учреждения, организации – обращаются в основном по вопросам предоставления копий приказов о ликвидации предприятия, переводе бригады с одного участка на другой, копий штатных расписаний, по объектам недвижимости – приватизации, о вводе в эксплуатацию зданий, сооружений, передачи их из одной формы собственности в другую и по др. направлениям деятельности.

-Каков порядок оформления справки?

- Справка, выписка, копия оформляется на бланке архива, в конце справки указываем данные документов, которые явились основанием для составления (№ фонда, описи, дела, листов), подписываются вышеуказанные документы начальником отдела, исполнителем, и заверяются гербовой печатью, регистрируются. Один экз. выдается заявителю, на втором заявитель расписывается, указывая дату в получении, второй экз. находится у нас в архиве.

-Ваши справки платные или бесплатные?

- Запросы исполняются бесплатно.

-Какова тенденция в ушедшем 2017г. - на увеличение или на снижение количества запросов?

- С учетом того, что за последние 2 года много принято архивных документов, в основном, без ликвидации предприятий, как брошенные, юридически они называются «бесхозяйные», количество запросов увеличилось. Для сравнения – в 2013г. выдано 2239 справок, архивных копий, выписок; в 2016г.- 3890, увеличилось на 73,7%; по состоянию на 11.12.2017г. исполнено 6607 - по сравнению с 2013г. (2239) увеличилось на 4368 справок или на 195% (практически в три раза); по сравнению с 2016г. (3890 справок) увеличилось на 2717 справок или на 70%. Исходя из вышеизложенного, тенденция на значительное увеличение запросов и, соответственно, на их исполнение.

Основная задача работников архивного отдела – это работать для людей, и сохранять архивные документы нашего города и района.

-Скажите, где ваш архив расположен, и график работы?

- Мы находимся по адресу: г. Свердловск, ул. 8 Марта, 5 (район водоканала), тел. для справок: 2-65-74, 2-31-65.

График работы: понедельник-пятница 8.00-17.00, перерыв 12.00-13.00. Пожалуйста, обращайтесь.

Пользуясь случаем, я хочу обратиться к жителям города Свердловска и Свердловского района!

Если вы обладаете какой-либо информацией по месту нахождения архивных документов бывших предприятий, учреждений, организаций, сообщите нам. Представьте, что ваша информация будет очень важной и востребованной, этим самым вы окажете помощь многим людям, а может, в дальнейшем и себе.

Дарья Литвинова по мат. пресс-службы Администрации